Politique de confidentialité Promédic inc.

Chez Promédic inc., la confidentialité et la protection des renseignements personnel de nos clients est très importante. Nous vous présentons notre politique de confidentialité afin que vous sachiez que tous les renseignements personnels sont traités avec respect et de façon confidentielle.

Lois applicables

Nous nous engageons à nous conformer aux lois applicables à nos opérations, spécifiquement la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et les autres lois de la province du Québec et les lois fédérales du Canada, et leurs règlements d’application qui en découlent (ci-après, les « lois applicables »). La présente politique a été préparée en tenant compte des lois applicables, il se peut donc que les droits et obligations prévus dans la politique ne soient pas cohérents avec les exigences en matière de protection de la vie privée de toutes les juridictions. Si vous utilisez le sites Web de Promédic inc et que vous ne résidez pas au Québec, veuillez prendre note qu’en fournissant vos renseignements personnels, vous êtes réputé consentir à : (i) la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels au Québec ; et (ii) la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels conformément aux lois de la province du Québec (qui pourraient être différentes des lois sur la protection des renseignements personnels de la juridiction de votre résidence) et la présente politique.

L’ application

La présente politique s’applique à tous les renseignements personnels que recueille Promédic en personne dans notre clinique, par téléphone ou via notre site Web.

Dans la présente politique, nous décrivons quels renseignements personnels nous recueillons, comment nous les utilisons, les communiquons et les gérons, ainsi que les façons dont vous pouvez accéder à vos renseignements personnels, les mettre à jour ou les corriger.

Nous pouvons dans certains cas, vous demander de signer un formulaire de consentement par rapport à l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels.

La présente politique s’applique à vous dans toutes les situations où vous interagissez avec Promédic inc et où nous recueillons des renseignements à votre sujet. Lorsque vous visitez notre Site Web, ou lorsque vous communiquez avec nous par tout moyen.

Veuillez noter que des avis particuliers ou des modalités supplémentaires peuvent s’appliquer au traitement de vos renseignements personnels.

Par exemple :

Lorsque vous utilisez un équipement de traitement de l’apnée du sommeil, vous devez accepter des modalités d’utilisation spécifiques encadrant le traitement des renseignements captés par l’équipement et transmis à Promédic inc et au fabricant de l’équipement.
Dans certains cas, Promédic inc vous demandera de compléter un formulaire de consentement à ce que vos renseignements personnels soient transférés à un tiers, par exemple lorsque vous souhaitez que nous les transmettions à votre assureur.

Quels renseignements personnels recueillons-nous et de quelle façon les recueillons-nous?

Nous ne recueillons que les renseignements personnels raisonnablement requis pour offrir et gérer nos services et nos activités. Nous recueillons vos renseignements personnels de diverses façons. Nous les recueillons, par exemple, directement auprès de vous, auprès de tiers, lorsque vous visitez nos Sites Web ou par le biais d’équipement médical que vous utilisez dans le cadre des soins que nous vous fournissons.

a. Définition de « renseignement personnel »

Nous entendons par « renseignement personnel » tout renseignement qui vous identifie ou qui pourrait raisonnablement vous être associé. Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent comprendre, notamment:

Des renseignements sur votre identité et vos coordonnées, tels que votre prénom et nom de famille, votre date de naissance, votre adresse résidentielle, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, votre sexe, votre taille et votre poids, votre numéro d’assurance maladie.
Des renseignements liés à la santé, tel que votre dossier médical, en tout ou en partie, un certificat médical incluant ou non un diagnostic, le fait que vous avez consulté un médecin ou un autre professionnel de la santé, la date de la consultation, votre liste de médicaments, les ordonnances émises et de l’information lié à votre profil génétique.
Des renseignements sur les produits et les services particuliers que vous avez achetés de Promédic, y compris dans nos boutiques en ligne.
Vos détails de paiement (par exemple, les informations de votre carte de crédit) si vous effectuez un achat sur nos Sites Web.

b. Collecte de vos renseignements personnels

Nous recueillons généralement les renseignements personnels comme suit :

Vous pouvez nous fournir des renseignements personnels directement, par exemple en personne à notre clinique, dans le cadre d’une téléconsultation, par la poste, par courriel, par téléphone, par télécopieur ou au moyen de nos Sites Web.

Par exemple :

Lorsque vous vous présentez en point de service pour effectuer des examens, analyses ou requérir un traitement, nous recueillons vos renseignements personnels nécessaires afin rendre ces services et de communiquer les résultats, le cas échéant. Nous recueillons également vos renseignements de santé qui découlent des analyses ou examens effectués.
Lorsque vous nous contactez par téléphone pour effectuer un rendez-vous, nous recueillons les renseignements personnels nécessaires pour compléter la prise du rendez-vous.
Nous recueillons les renseignements personnels reliés à une ordonnance médicale lorsque vous nous la soumettez par voie électronique.

De l’équipement médical que vous utilisez

Dans certains cas, nous pouvons recevoir des renseignements personnels par le biais de vos équipements médicaux, avec votre consentement.

Par exemple :

Lorsque vous utilisez un équipement de traitement de l’apnée du sommeil, nous pouvons avoir accès à un portail afin de consulter les données captées par l’équipement, avec votre consentement.

Comment utilisons-nous les renseignements personnels?

Nous utilisons vos renseignements personnels pour vous offrir nos services, vérifier votre identité, répondre à vos questions ,choisir et offrir les services et produits adaptés à vos besoins.

Par exemple : si vous nous contactez pour obtenir des renseignements sur votre dossier santé, nous vous demanderons des renseignements pour confirmer votre identité.

Vous permettre de faire des achats de produits en ligne ou en personne. Par exemple : vous pouvez acheter de l’équipement sur notre boutique en ligne.
Déterminer si nos produits et services sont appropriés pour vous. Par exemple : si vous nous contactez au sujet de certains soins du sommeil, nous vous poserons des questions afin de vous proposer un traitement adapté à votre situation.
Répondre à vos demandes et questions. Par exemple : vous pouvez nous contacter par téléphone au sujet de nos services ou pour obtenir de l’information sur votre dossier ou pour prendre un rendez-vous.

Nous utilisons vos renseignements personnels pour plusieurs raisons dans le cadre de nos activités et opérations, plus précisément pour :

Assurer la sécurité du public, de nos clients, de nos employés et de nos biens. Par exemple : lorsque cela est nécessaire pour assurer la sécurité dans une clinique.
Nous protéger ainsi que d’autres organisations contre les erreurs et la fraude. Par exemple : nous pouvons vérifier les renseignements personnels de nos clients dans le cadre d’audits de conformité.
Surveiller et enquêter en cas d’incident et gérer les réclamations. Par exemple : nous pouvons utiliser les renseignements personnels de nos clients lorsque nécessaire en lien avec une réclamation.
Nous acquitter de nos obligations légales et réglementaires. Par exemple : nous pouvons devoir utiliser les renseignements personnels de nos clients pour fournir des rapports à des autorités gouvernementales et à leurs représentants et mandataires autorisés.

Comment communiquons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres tiers (avec votre consentement ou lorsqu’autrement permis par la loi) aux fins décrites dans la présente politique et conformément à la loi applicable (par exemple, en vertu de la Loi concernant le partage de certains renseignements de santé du Québec). Nous ne vendons pas vos renseignements personnels, à part en cas de vente ou de transfert d’une partie de notre entreprise.

De plus, nous pouvons communiquer des renseignements agrégés et/ou anonymisés à des tiers (y compris le gouvernement, les compagnies pharmaceutiques, les médecins, les nutritionnistes, les pharmaciens, les fabricants de médicaments et d’autres personnes impliquées dans les soins de santé ou dans le domaine médical).

Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des personnes physiques ou morales à l’extérieur de notre clinique, sauf tel qu’il est indiqué ci-après :

a. Fournisseurs de services

Il se peut que nous communiquions des renseignements personnels à nos fournisseurs de services. Ces fournisseurs de services nous aident à fournir nos services, à exercer nos activités, à exploiter nos systèmes et applications technologiques. Ils nous fournissent des services d’hébergement de données et de déploiement de courriels. Nous pouvons également sous-traiter certains services que nous fournissons à nos clients à des tiers, y compris des professionnels de la santé.

Par exemple :

Nos dossiers patients peuvent être hébergés auprès d’un fournisseur de dossier médical électronique (DMÉ).
Nous pouvons utiliser un fournisseur d’envoi de courriel afin de vous transmettre des informations.
Nous pouvons utiliser des plateformes de paiement en ligne offertes par des tiers afin de traiter les achats que vous effectuez sur nos Sites Web.

En utilisant les services de Promédic, vous consentez à ce que vos renseignements personnels transigent par les systèmes de fournisseurs qui nous permettent d’interagir avec différents dossiers médicaux électroniques (DMÉ).

b. Vente ou transfert de notre entreprise ou autre opération

Nous pourrions décider de vendre ou de transférer la totalité ou une partie de notre entreprise ou à un tiers, de fusionner avec une autre entité, d’assurer nos actifs ou de procéder à toute autre opération de financement ou autre opération stratégique sur le capital de notre entreprise (y compris une procédure d’insolvabilité ou de faillite), une restructuration, une vente d’actions ou un autre changement visant le contrôle de la société. Vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient communiqués lorsque requis aux fins d’une telle opération.

c. Autres motifs autorisés

La loi permet ou exige la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels sans consentement dans des circonstances précises (par exemple, pour enquêter sur des activités illégales soupçonnées ou réelles, pour prévenir de telles activités, y compris la fraude, ou pour aider des organismes gouvernementaux et d’application de la loi). Ces circonstances comprennent celles où la loi le permet ou l’exige et celles où il est nécessaire de le faire pour nous protéger ou pour protéger nos employés, nos clients ou d’autres personnes. Dans de telles circonstances, nous ne communiquons que les renseignements personnels qu’il est raisonnablement nécessaire de communiquer pour parvenir aux fins visées.

d. Avec votre consentement

En plus des fins susmentionnées, nous pouvons, avec votre consentement implicite ou exprès et dans le respect de la loi applicable, communiquer ou divulguer vos

renseignements personnels avec des personnes ou entités à l’extérieur de notre groupe de sociétés.

Par exemple :

Avec votre consentement ou à votre demande explicite, nous pouvons partager vos renseignements avec votre assureur, votre employeur ou votre médecin traitant, notamment.

Comment donner ou retirer votre consentement?

En utilisant nos services et en visitant nos Sites Web vous consentez ainsi à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés et communiqués de la manière décrite dans la présente politique. Dans certains cas, votre consentement peut être « implicite », c’est-à-dire que votre permission est réputée donnée en fonction de votre action ou inaction au moment de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de vos renseignements personnels.

De façon générale, nous vous demanderons votre consentement lorsque nous souhaiterons utiliser vos renseignements personnels à une nouvelle fin ou à une fin autre que celles précisées dans la présente politique ou autrement au moment de la collecte, par exemple dans un formulaire de consentement spécifique ou dans des modalités particulières à un service auquel vous adhérez.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sauf dans des cas limités, y compris lorsque nous sommes liés par des exigences légales ou réglementaires ou lorsque vous avez des obligations contractuelles envers nous

Si vous choisissez de ne pas nous donner certains renseignements personnels ou si vous retirez votre consentement, dans les cas où il est possible de le retirer, nous pourrions ne pas être en mesure de vous offrir nos services.

Comment protégeons-nous et conservons-nous les renseignements personnels?

a. Comment nous assurons la protection de vos renseignements personnels

Pour protéger vos renseignements personnels, nous employons des mesures de protection administratives, techniques et physiques. Nous visons ainsi à éviter l’accès non autorisé aux renseignements personnels en notre possession ainsi que leur perte, utilisation abusive, divulgation ou modification. Nous nous assurons que l’accès à vos renseignements personnels soit en tout temps restreint aux seuls employés et mandataires de Promédic qui sont justifiés par la loi d’y avoir accès. Nous utilisons également ces mesures de protection lorsque nous éliminons ou détruisons vos renseignements personnels.

b. Lieu de conservation de vos renseignements personnels

Nous utilisons toutes les mesures de sécurité raisonnables, pouvant inclure l’imposition d’obligations contractuelles à nos fournisseurs de services, pour protéger vos renseignements personnels où qu’ils soient utilisés ou stockés.

À moins que nous soyons légalement requis ou contractuellement tenus de conserver vos renseignements personnels au Canada, il se peut qu’ils soient transférés à l’extérieur du Canada. Par exemple, il se pourrait que certains de nos fournisseurs de services puissent accéder à vos renseignements personnels, les traiter ou les stocker à l’extérieur de votre province ou territoire ou du Canada pour les besoins des services qu’ils nous fournissent. Dans ce cas, les renseignements personnels sont régis par les lois du territoire où ils sont utilisés ou stockés, y compris toute loi autorisant ou exigeant la divulgation des renseignements aux autorités ou organismes gouvernementaux, aux tribunaux et aux autorités d’application de la loi du territoire en question.

c. Durée de conservation de vos renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps qu’il est nécessaire de le faire pour vous fournir nos services, pour gérer nos activités et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires (les fournisseurs de soins de santé, par exemple, doivent respecter, à l’égard des dossiers des patients, des obligations de conservation imposées par la loi). Lorsque nous n’en avons plus besoin, nous détruisons vos renseignements personnels de façon sûre ou les anonymisons (de sorte qu’ils ne permettent plus de vous identifier).

Comment procéder pour avoir accès à mes renseignements personnels?

Vous avez un droit d’accès aux renseignements personnels que nous détenons sur vous, sous réserve de toute restriction prévue par la loi. Sur demande, nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels dans un délai de trente (30) jours de la réception de votre demande.

Important : Si vous décidez de communiquer avec nous par courriel, veuillez noter que le courriel n’est pas un moyen de communication approprié pour envoyer un renseignement personnel ou confidentiel, à moins d’utiliser une pièce jointe chiffré